Jak skutecznie zarządzać potencjalnymi klientami pozyskanymi za pośrednictwem formularza na stronie internetowej?

To pytanie zadał użytkownik serwisu Tilda. Poprosiliśmy eksperta o udzielenie odpowiedzi, aby porada była naprawdę przydatna.

Ludzie wypełniają formularz na mojej stronie internetowej, ale nie wiem, co dalej. Jaki jest skuteczny sposób na wykorzystanie tych potencjalnych klientów?

Heather Langley odpowiada:

Najważniejsze jest tutaj zapewnienie ustrukturyzowanego procesu przechowywania danych potencjalnych klientów oraz maksymalne usprawnienie i zwiększenie skuteczności działań następczych. W tym właśnie miejscu przydaje się system zarządzania relacjami z klientami (CRM), który pozwala śledzić, co dzieje się po nawiązaniu kontaktu.

Jeśli nie znasz się zbytnio na stronach internetowych, dobrym pomysłem będzie wybranie narzędzia do tworzenia stron z wbudowanym systemem CRM. Dzięki temu wszystko jest zarządzane w jednym centralnym miejscu i nie musisz martwić się o opłacanie oddzielnej usługi. W przypadku mniejszych firm jest to popularne rozwiązanie, ponieważ upraszcza procesy i gwarantuje, że wszelkie zapytania są szybko zauważane i obsługiwane przez Twój zespół.

Ważne jest, aby zapytania trafiały do właściwych osób. Jeśli masz różnych pracowników odpowiedzialnych za obsługę różnych rodzajów potencjalnych klientów, musisz zadbać o skonfigurowanie automatycznego przekierowywania, tak aby każde zapytanie trafiło do właściwej osoby, a nadawca mógł jak najszybciej otrzymać pomocną odpowiedź.

Posiadanie odpowiednio skonfigurowanego systemu CRM znacznie ułatwia zarządzanie tym procesem. Jeśli korzystasz z narzędzia do tworzenia stron internetowych bez wbudowanego systemu CRM lub masz stronę stworzoną ręcznie, może okazać się konieczne
, aby zdecydować się na niestandardowe oprogramowanie CRM do zarządzania potencjalnymi klientami. Można je zintegrować z istniejącymi platformami, łącząc dane klientów z wielu lokalizacji. Dzięki temu znacznie łatwiej jest kontrolować proces sprzedaży.

Gdy już upewnisz się, że wszystkie leady są rzetelnie rejestrowane, kolejnym krokiem jest ustalenie, w jaki sposób chcesz zarządzać komunikacją.

Zaleca się skonfigurowanie automatycznej wiadomości e-mail, która zostanie wysłana do użytkownika natychmiast po przesłaniu przez niego zapytania za pośrednictwem Twojej strony internetowej. Stanowi to potwierdzenie otrzymania wiadomości i jest okazją do poinformowania go, że uzyskanie odpowiedzi może potrwać kilka dni.

Na tym etapie najlepiej jest wnieść element ludzkiego zaangażowania. Otrzymanie spersonalizowanej wiadomości e-mail od odpowiedniej osoby z firmy zawsze będzie miało większą wartość niż otrzymanie automatycznej odpowiedzi, więc jest to okazja do zapewnienia doskonałej obsługi klienta i, miejmy nadzieję, pozyskania nowego płacącego klienta.

Jednym z głównych powodów, dla których wiele firm traci potencjalnych klientów, jest brak działań następczych. Łatwo jest wysłać pierwszą odpowiedź i na tym poprzestać, ale utrzymywanie otwartej rozmowy z potencjalnym klientem zwiększa prawdopodobieństwo, że zdecyduje się on na zakup. Zaplanowanie e-maili z dalszym kontaktem, które oferują dodatkowe wsparcie lub zachęcają użytkownika do podjęcia kolejnego kroku, może być tym impulsem, którego potrzeba, aby przekształcić zapytanie w klienta, ale ważne jest, aby nie być przy tym zbyt natarczywym.

Ostatecznie nie wszystkie otrzymane zapytania zakończą się sprzedażą, ale im lepiej zarządzasz potencjalnymi klientami, tym lepszy będzie wynik.